Większość osób o prezentach gwiazdkowych dla pracowników i kontrahentów zaczyna myśleć jesienią. Okazuje się jednak, że najlepszym momentem na zamówienie notesów czy kalendarzy firmowych są… wakacje. Dlaczego? Składając zamówienie z tak dużym wyprzedzeniem, zyskuje się czas na spokojne opracowanie projektu oraz pewność, że gadżety firmowe dotrą do Twojej firmy na tyle wcześnie, że zdążysz z ich wręczeniem czy dystrybucją do ważnych klientów.

Od zamówienia do realizacji

Zbyt późne zamówienie kalendarzy firmowych 2020 może skutkować wydłużonym terminem realizacji. Dlaczego? Samo złożenie zamówienia nie jest równoznaczne z jednoczesnym otrzymaniem towaru, jak ma to miejsce w sklepie. W drukarni w momencie otrzymania zlecenia dopiero „rusza machina” i rozpoczyna się wieloetapowy proces produkcyjny. Im bardziej skomplikowany projekt i wyższy nakład, tym drukarnia potrzebuje więcej czasu na stworzenie unikatowych, dopasowanych do wymagań klienta, firmowych kalendarzy. W niektórych przypadkach produkcja może trwać nawet kilka tygodni.

Projekt to dopiero początek

Pierwszym krokiem po złożeniu zamówienia na kalendarze firmowe jest praca nad projektem. Można przesłać gotowy projekt do drukarni lub zlecić specjalistom stworzenie indywidualnej koncepcji kalendarza. W pierwszym przypadku graficy drukarni sprawdzają, czy przygotowany plik jest poprawny, to znaczy czy można użyć go do druku. Jeżeli coś jest nie tak (na przykład zbyt niska rozdzielczość zdjęć, nieprawidłowo zapisane kolory), zwracają się do klienta z prośbą o przygotowanie pliku według ich szczegółowych wytycznych. W drugim przypadku studio graficzne drukarni przygotowuje samodzielnie projekt na podstawie wytycznych klienta, a następnie przesyła go do akceptacji i nanosi poprawki, które mogą się pojawić. Na uzyskanie gotowego, zaakceptowanego do druku projektu kalendarza firmowego potrzeba od 1 do 2 tygodni. Jeżeli chcesz zamówić kalendarz wieloplanszowy z sesją zdjęciową, czas ten ulegnie wydłużeniu.

Wymagająca czasu produkcja

Proces produkcji w drukarni zaczyna się po ostatecznej akceptacji materiałów do druku przez klienta. W wielu przypadkach jest on wieloetapowy, a więc czasochłonny. Do produkcji jednego kalendarza firmowego potrzeba kilku, a nawet kilkunastu różnych działań. Przede wszystkim należy wydrukować wszystkie części kalendarza. W przypadku najbardziej popularnego kalendarza trójdzielnego są to takie elementy, jak główka, plecki i kalendarium. Kolejnymi krokami są: schnięcie elementów drukowanych, uszlachetnienie ich folią lub lakierem UV, połączenie/sklejenie ze sobą luźnych części kalendarza, a także – w niektórych modelach – oprawienie ich listwą lub spiralą. Co ważne, przy każdym zamówieniu etapy prac w drukarni mogą być różne, gdyż zależą one od typu zamawianego kalendarza.

Czekanie nie tylko na kalendarze

Czas oczekiwania na gotowy kalendarz firmowy z drukarni może się wydłużyć, jeżeli zamówienie będzie obejmować dodatkowe elementy, na przykład opakowanie czy innego typu gadżety. Elegancka koperta sprawi, że kalendarz będzie pięknym i estetycznie wyglądającym prezentem dla Twoich klientów. Dodatkiem do prezentu może być także świąteczna kartka firmowa z życzeniami czy zestaw notesu firmowego z długopisem z logotypem. Decydując się na kalendarze firmowe z opisanymi wyżej dodatkami warto pamiętać o złożeniu zamówienia ze znacznie większym wyprzedzeniem.

Czasochłonna wysyłka

Wiele osób zapomina, że sporą część czasu – oprócz druku i konfekcji kalendarzy – zajmuje ich wysyłka. Planując zamawianie kalendarzy firmowych należy wziąć to pod uwagę. Zarówno drukarnia, jak i Twoja firma potrzebuje określonego czasu, żeby dostarczyć je swoim klientom. W sytuacji, gdy drukarnia zleca firmie przewozowej dostarczenie gotowych produktów, czas ten w wysokim sezonie może wynieść nawet kilka dni. Zewnętrzna dystrybucja kalendarzy z Twojej firmy do klientów czy kontrahentów może zająć znacznie więcej czasu, wydłużając się nawet do kilku tygodni!

Kiedy zamawiać kalendarze firmowe?

Często pada pytanie, kiedy jest najlepszy czas na zamówienie firmowych prezentów? Biorąc pod uwagę wiedzę zawartą w tym artykule, odpowiedź jest jedna – LATO. O tej porze roku w drukarniach nie piętrzą się jeszcze stosy zamówień „na ostatnią chwilę”, można więc liczyć na lepsze niż w gorącym, przedświątecznym okresie ceny, a także spokojną obsługę zarówno ze strony działu obsługi klienta, jak i działów produkcyjnych. Kiedy nie powinno się zamawiać kalendarzy firmowych? Tu odpowiedź też jest jedna – koniec roku. Im bliżej świąt i sylwestra, tym terminy realizacji zamówienia są dłuższe. Zgłoszenie do drukarni zapotrzebowania na kalendarze firmowe na tak zwany ostatni moment może również skutkować odmową przyjęcia zlecenia lub zakończeniem produkcji już po świętach. Warto wziąć pod uwagę również fakt, że przed końcem roku firmy kurierskie nie gwarantują dostawy Twoich prezentów na czas.

Planujesz zamówienie kalendarzy firmowych na 2020 rok? Nie czekaj do końca roku – pomyśl o tym już dziś! W Grupie FKD jesteśmy gotowi na Twoje zlecenia, a produkcja kalendarzy 2020 już trwa. Zapraszamy do kontaktu. Odpowiemy na wszystkie pytania, doradzimy i przygotujemy korzystną ofertę.

Patryk Rękoś
kom. +48 600 30 30 70
tel. +48 61 662 57 88
e-mail: p.rekos@fkd.pl