3 sposoby na lepszą organizację pracy

Brakuje Ci czasu na spokojne wypełnianie obowiązków zawodowych? Zaległości spiętrzają się w zawrotnym tempie? Są dwa główne powody takiej sytuacji. Albo wymaga się od Ciebie zbyt wiele, albo… nie pracujesz efektywnie i tracisz czas na zbędne czynności. Jeśli czujesz, że zmagasz się z drugim problemem, możesz zacząć działać. Wystarczy poprawić organizację pracy. Jak to zrobić? Zastosuj się do naszych wskazówek i zyskaj czas oraz spokój ducha.

Wielu badaczy pochylało się dotąd nad zależnością między organizacją a efektywnością pracy. Dowiedli oni, że osoby, które potrafią dobrze zarządzać własnym czasem pracy, są nie tylko bardziej wydajne, ale też bardziej zadowolone z życia. Nic dziwnego, brak zaległości pozwala w domu skutecznie odpocząć lub zająć się rozwijaniem pasji. To przekłada się wprost na czerpanie większej przyjemności z codziennych czynności i zmniejszenie poziomu stresu w życiu prywatnym. Jeśli uważasz, że masz problem z organizacją czasu, możesz spróbować to zmienić. Poniżej znajdziesz kilka skutecznych metod.

Bez rozpraszaczy

To naturalne, że nie można utrzymywać stale wysokiego poziomu skupienia czy kreatywności przez cały dzień pracy. Wydajność w ciągu etatowych ośmiu godzin przeplata się z spadkami formy. Jeśli w tej drugiej fazie skupisz się na dystraktorach, a więc rozpraszaczach, trudno będzie Ci powrócić do efektywnej pracy. Mogą nimi być np. hałas rozmowy toczącej się obok, włączone radio, niewygodne stanowisko pracy, zapach jedzenia współpracowników, zbyt niska lub wysoka temperatura w pomieszczeniu.
Najbardziej rozpraszające uwagę czynności podczas pracy biurowej to:

  • sprawdzanie telefonu komórkowego;
  • odświeżanie skrzynki pocztowej i wysyłanie e-maili;
  • towarzyskie rozmowy ze współpracownikami;
  • korzystanie z mediów społecznościowych;
  • przerwy na papierosa.
Jak zwiększyć swoją efektywność? Rady mogą wydać się nieco trywialne, ale przy samozaparciu dają dobre efekty. Ustal sobie stałe pory odbierania poczty i wysyłania e-maili, np. raz na 1,5 godziny. Z mediów społecznościowych korzystaj po pracy lub podczas przerwy. Nie daj się wciągać w pogaduchy, gdy masz do wykonania ważne zadanie. Spróbuj zrezygnować z odruchowego sięgania po telefon. Sprawdzaj go tylko wtedy, gdy otrzymasz sygnał nowej wiadomości lub ktoś do Ciebie dzwoni. Zadbaj o ergonomię stanowiska pracy i właściwe warunki (temperatura ok. 20-21 stopni Celsjusza, dostęp do światła słonecznego).

Priorytety zadań

Jedną z głównych kwestii, której nie można pominąć podczas reorganizacji czasu pracy, jest wyznaczanie priorytetów zadań i działań. Zadaniami priorytetowymi, a więc wymagającymi załatwienia w pierwszej kolejności, są te, które przybliżą Cię do celu i załatwione pozwolą Ci sprawnie funkcjonować. Wbrew pozorom nie muszą to być zadania, które mają najbliższy deadline. Aby przekonać się, co rzeczywiście jest najistotniejsze, warto wyznaczyć sobie cel zadań. Następnie możesz wyznaczyć kroki, które doprowadzą Cię do tego celu. Mogą one być podzielone na poszczególne dni – nie musisz wykonywać ich jeden po drugim! Warto też przeanalizować rozpisane zadania i zastanowić się, które de facto są najważniejsze i najbardziej istotne. Pomocna może okazać się tu tzw. metoda matrycy Eisenhowera (poniżej). Takie spojrzenie pozwoli Ci dostrzec, że niektóre z nich możesz oddelegować, inne wykonać później niż się wydawało. Jak nadać priorytet zadaniom według metody Eisenhowera? Podziel kartkę w notesie na cztery części i w każdej z nich umieszczaj zadania zgodnie z tytułem tabeli:

  • ważne i pilne;
  • ważne i niepilne;
  • nieważne i pilne;
  • nieważne i niepilne.

Kalendarz i notes

Niezależnie od tego, czym się zajmujesz, kluczowe w pracy jest nie tylko nadawanie priorytetu zadaniom, ale też… pamiętanie o nich. W pracy korzystaj więc z kalendarzy i notesów. Możesz skorzystać z aplikacji elektronicznych na smartfon lub komputer. Będą one wysyłać przypomnienia o spotkaniach i rzeczach do robienia. Dobrym pomysłem jest jednak prowadzenie równolegle zapisków w klasycznym, papierowym kalendarzu czy notesie. Dlaczego? Wyobraź sobie, że podczas spotkania poza biurem rozładowuje Ci się telefon lub laptop lub system przestaje działać. W takiej sytuacji zostajesz bez możliwości sprawdzenia dotychczasowych zapisków i wprowadzenia nowych. Do wyboru w naszej ofercie masz kalendarze różnego typu, np. biurkowe i ścienne. Lubisz zapisywać podczas rozmów telefonicznych czy wideokonferencji? Wybierz biuwar lub jeden z naszych wygodnych notesów spiralowanych lub ekologicznych! Wolisz mniejsze modele? Sprawdź nasz wielofunkcyjny biurkowy kalendarz piramidkę ze znacznikami i notesem. W pracy planujesz z wielomiesięcznym wyprzedzeniem? Postaw na czterodzielny kalendarz ścienny z kalendarium dwóch minionych, aktualnego i następnego miesiąca.

Chcesz wiedzieć więcej o naszej ofercie?

Skontaktuj się z nami!